まねき猫の部屋

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PDCAを早く効率的に回すコツ

PDCAは時代遅れ?

PDCAを早く効率的に回す


PDCAは、使い方の工夫次第で、効率的、かつ早く回せる有効なフレームワークです。

ポイントは次の4つ。

計画は80%の完成度
複数案を同時進行
評価はギャップを数値で

PDCAが上手く回らないとお困りの方の参考になれば幸いです。

 

目次

 

  

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1.PDCAの問題点

問題解決の定番といえば、皆さんもよくご存じのPDCAです。

PDCAとは

PDCAとは、以下のマネジメントサイクルを回していくことですね。

Plan(計画):
実績や将来の予測を基準に、行動計画を立てる。

Do(実行):
計画に沿って行動する。

Check(検証・評価) :
実行したものが計画通りかを評価する。

Action(改善):
計画に沿っていない点を調べ、改善する

 

PDCAのサイクルを回すことで、仕事や生活の質が昨日より今日、そして明日と徐々に良くなっていくよう取り組む活動となります。

 

PDCAサイクルを回す


成長が続いていた1990年のバブル以前は、こうした基本的なPDCAを、愚直に回していればそれなりの成果が出せました。

 

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不確実性の時代は成功確率が低い

 

しかし、

現代のように少子高齢化による経済の縮小均衡や、コロナ禍のような不確実性の要素が高い現代社会では、そうも行きません。

計画段階で行き詰まったり、実行中に方針が変更されることもあって、成功する確率が下がっています。

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そのため、
こうしたPDCAは時代遅れだという人もいます。
今は、仕様変更に柔軟に対応していくアジャイル開発の時代だとか…

注:アジャイル開発とは、開発中の仕様変更に柔軟に対応するため、厳密な仕様を決めず、機能ごとの小さい単位で開発を繰り返す手法 対語:ウォータフォール開発

 

とはいえ、
これらの新しい手法も突き詰めていくと、
計画→実行→検証のサイクルを短期間に回していることには変わり有りません。

 

時代に合ったPDCA

 

なので、
PDCAサイクルを、スピード感を保ちながら、変更に柔軟に対応する方法で実践すれば有効な改善手法となります。

 

一方で、
組織が一本調子のやり方を指示して思うように改善が進まないケースも多いようです。PDCAプロセスを重視するあまり、スピード感を損なう活動が見られます。

さっさとやればいいことに対して、組織が

「計画を立てたのか」

「現状分析はしっかりやったのか」

と行動にブレーキをかけるような圧力をかけている場面などご経験がありませんか?

 

加えて、承認の階層が多いことで時間がさらにかかる状況も見られます。

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最近のコロナウィルス対策を見ていても、

オンライン会議が普及しないや、

ハンコを求める企業など、

まだこんなやり方をしているのかと思う事柄が多いですね。

もし、こうした状況があるようなら改善には時間がかかります。
組織の文化や風土の変革はなかなか大変です。

 

まずは、自分の裁量で可能な部分から、これから述べる方法を実行してみましょう。

 

 では、3つのポイントを確認していきましょう。

 

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2. 計画は80%の完成度

従来のPDCAでは、Planの完成度を高めるための時間がかかりすぎてしまい、いざ行動(Do)する段階になったら、計画が使い物になっていた。
なんて笑い話にもならない状況も見受けられます。

 

 

また、働き方改革で仕事の効率を上げなければいけないのに、残業して完璧な仕事を目指すシーンもまだまだ多いようです。

完璧主義は時間ばかりかかって効率的ではない

 

 

また最近の仕事では、開始時点ではゴールがはっきりせず、走りながら見つけていく仕事も多くなってきました。

自分では一生懸命、時間をかけ完成度を高めたつもりが、その間に環境が変化して報告したら「やり直し」となったりします。

時間をかけている間に、ゴールが変化してしまうのが最近の特徴の1つです。

 

 

 Pの計画段階では、次の点を心がけてみましょう。

 

「多少の不確実な部分があっても、合格点なら計画が完成したことにしよう」

 

計画は80%の完成度にして短時間にゴールする




というのが、計画段階は「80%をゴール設定」とする考え方です。

これを、80点主義と私は呼んでいます。

 

ただし、80%でも仮の目標やマイルストーンはしっかりと数字化しましょう。
評価がやり易くなります。

このことは、評価で詳しくご説明します。

 

まお、80点主義を詳しく知りたい方は、以下のブログ記事で解説しています。
良かったら参考にしてください。

80点で上司の承認を貰うノウハウも書いてあります。

 

さくっと計画が出来たら、次は実行です。

 

 

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3.複数案を同時進行

計画を実行する上で、大切なポイントは実行案の複線化です。

現代のように不確実な要素が多い時代では、その実現性を高める為には、「複数の案」を同時に行うことで成功確率を高める必要があります。

 

たとえば、新規の商品開発なら、マーケットインで顧客ニーズに応える機能を検討しつつも、プロダクトアウトであなたがこんな機能があると便利と考える新しい機能も検討しておく進め方です。

最近のコロナ禍であれば、新たな出店を進める段階で、リアルとネット販売の両立が可能な店作りを検討しておくというと分かりやすいでしょうか?


この複数案を同時に進めるという考え方は、実はずいぶん前から言われたことでした。

しかし、成功事例があまり公表されないせいか広く認知されていません。

 

そうした中でも、その様子を具体的な事例で公表していたのが、20年前に数々の大ヒットを連発した音楽家プロデューサ小室哲哉さんです。

本にしたのは、あの中谷彰宏さんです。

 

少し長いですが引用します。

複数の仕事を同時に進めた方がいい
ビジネスは結果を出すことがすべてです。結果を出すために勝負をかけることは避けて通れません。どうせ勝負をするなら、戦術的にバリエーションがあり、精神的に余裕があった方がいい。それが僕の姿勢です。
将棋の羽生善治さんが、将棋盤を何面も並べて、大勢を相手にひとりで対戦している様子をCMで見たことがありました。そのとき、僕のプロデュースの進め方に似ていると思いました。ひとりのアーティストのプロデュースに専念せず、常に複数のアーティストを同時並行して行うやり方です。

ビジネスに常勝はありません。負けがあって当たり前です。しかし、同じ負けでも、ひとつの仕事に専念して負けるのと、いくつか抱える仕事のひとつで負けるのとでは意味が違います。個人が受ける精神的ダメージも違います。

個々の勝敗よりも、1年なら1年というトータルで勝敗をとらえることができるのです。

 

引用:プロデューサーは次を作る―ビジネス成功22の方程式p.148~149 

 

 

この本は、クリエーターを目指す人は読んでほしいというコメントが多いですね。

 

とはいえ、
実際に複線化して実行することは、容易ではありません。

計画時点でのアイデア出しが大切な上に、リソース不足の心配があります。

 

そうした点も踏まえながら、
トータルの成功確率を高める作戦を実行していくことになります。

 

もう少し理論的な話は、こちらの「ランチェスター戦略」の記事が参考になります。

現代は近代兵器を利用した確率戦といえます。
なので、「ランチェスターの第二法則」で戦略を考えるのが有効です。

 

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なお、 

こうした複線化は、収入の確保の上でも大切です。

会社員なら、本業をしながら、副業を小さく始めておくことや、
個人事業主なら、固定収入と変動収入を得るアルバイトを並行することで、
不確実な世の中で、路頭に迷わず活きていけるでしょう。

 

 

4.評価はギャップを数値で

 
評価を行う上で大事なことは、目標や実績の数値化です。


しかし、現状は数字化を苦手とする人が多いようです。

私は大学のリポート添削をしていますが、
「目標管理」や「問題解決」などのコースで、設問が求める問題点の抽出を、数字ではなく、定性的に表現しているケースをよく目にします。

そのために学んでいるのですから当然ですが、数字で表せるようにアドバイスさせていただいています。


また、会社時代にプロジェクトリーダーや初級管理者の相談で多かったのが、PDCAがうまく回らない点です。多くが現実の数値化で苦労しています。
目標とのギャプが描けないために課題化でつまずいているケースです。


まあ、私もリーダーになりたての頃はそうでしたが…(^_^;


当時は、数値化の方法をやさしく指導などしてくれない時代でしたし、分かりやすい書籍などが無かったのもあります。


しかし、現代は違います。

書籍も増えましたし、ネットで調べれば大体わかる時代です。

ぜひ、身につけておきたいスキルです。

 

 

数字化の仕方を確認しましょう。


数値化は、問題の定義から理解できます。
問題とは、「あるべき姿」と「現状」のギャップ(差)をいいます。

 

問題とは、「あるべき姿」と「現状」のギャップ(差)

 

たとえば、
ダイエットするなら、現状の体脂肪率とあるべき姿の体脂肪率からギャップを出すと、評価がしやすくなり、計画も立てやすくなります。

 


また、ビジネスの場面なら、
「売上」というお金で、指標化するケースも多いでしょう。

 

評価をギャップが抽出しやすい表現で行う

 

たとえば、
あるべき姿=計画を
「202X年12月末までに、当チームの売上目標10億円を達成できている」

現状なら、
「202X年9月末までの当チームの売上は7億円。年度末見込みは8.1億円」

というよう書けば、

ギャップが、
「売上が、1.9億円未達」

というよう書け、評価しやすく、改善の案も立てやすくなります。

 

こうした数値化は、キーワードを拾い、抽出するのがポイントの1つです。

 

多くは、Q:品質、C:コスト、D:納期と言ったQCDのキーワードが見つかります。

また、少し経営学や品質を学んだ人なら、
結果の指標とプロセスの指標も参考になります。

注:結果は実績そのもの プロセスは活動の質や量を示すものです。

 

そして、数字は、リアルな実数と、数字の比を使った比率という示し方が出来ます。

例えば、お金の1億円は実数で、0.8億円/1億円=80%が比率で示すことです。

 

これらのポイントをまとめると、数字化のヒントはこんな感じになります。

 

数字化をする指標のヒント


もう少し詳しいお話は、以下の記事を参照していただけると幸いです。 

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以上、PDCAを回すポイントを3つご紹介しました。

 

もっと色々なコツがありますが、まずは3つのポイントを使えるようになりましょう。

 

この記事の反応がよければさらにつっこんだお話も記事にしてみたいと思います。

 

5.まとめ

PDCAは、時代に合わせた使い方をすれば、
効率的、かつ早く回せる有効なフレームワーク

ポイントは3つ。

・計画は80%の完成度でOK
・複数案を同時進行
・評価はギャップを数値で

 

 

 

今回のPDCAのポイントは、以下の書籍を参考にしています。 

マンガでわかる! 孫正義式 超高速PDCA

マンガでわかる! 孫正義式 超高速PDCA

  • 作者:三木 雄信
  • 発売日: 2018/03/24
  • メディア: 単行本
 

マンガでわかる! 孫正義式 超高速PDCA 単行本 – 2018/3/24
三木 雄信 (著), 佐々木 昭后 (作画), 六原 三歩 (シナリオ作成)
単行本: 191ページ 出版社: 宝島社 (2018/3/24)

 

 

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

 

良かったら、こうした記事も読んでやってください。 

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終わり