まねき猫の部屋

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Web会議のプレゼンを資料と話し方で決める

プレゼンのノウハウ

Web会議のプレゼンは資料と話し方がポイント

コロナ渦でWeb会議が増えましたね。今日はそんなプレゼンを成功させるヒントをお伝えします。

Web会議は、2011年の東日本大震災以降一部の企業で活用が広がりました。関係事業所をネットでつないで会議をしたり、会社と自宅をネットで繋いで、事業継続計画(BCP)をWeb会議で行うことが観られるようになりました。私も現役時代、推進役を担ったものです。

そして、今回のコロナ禍で、外出を減らすためテレワークが推奨されました。
Zoomなどの便利なツールも出て、中小企業を含めて一気に利用が拡大しています。

Web会議では、オンラインなりのプレゼンを成功させるポイントがあります。
そのノウハウをまとめてみました。

何かのお役に立てれば幸いです。

  

目次

 

 

  

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1.Web会議は資料と話し方

プレゼンテーションの目的は「自分の主張やその根拠を伝え、相手に理解し納得してもらい、それにより組織の行動につなげること」です。

 

メンバーが一同に集まって行う会議は、話す相手が見えます。

これって、とてもやりやすかったのだと今更に思います。


参加メンバーの態度や表情から、自分の伝えていることがどの程度伝わっているか推察出来ますし、場の雰囲気から、聞き手に適切な質問も出せました。


伝わっていないと感じたら、たとえ話を入れたり補足資料で説明を加えるなど、リアルタイムにプレゼンの流れを変えて、PDCAサイクルを回しながら参加者の理解度や合意度を高めらます。リアルな会議のメリットって大きかったのですね。

 

従来の対面型のプレゼン風景


とはいえ、今回のコロナ禍で、テレワークが推奨され、Web会議が増えました。

この環境変化は、歴史に残る変化になるでしょう。

たぶん後戻りしないと感じています。
そんなWeb会議を行うスキルを高めておく必要性も高まりました。

実践しながら高めていきたいものです。

 

Web会議の問題点

始めに、Web会議の問題点を確認してみましょう。

まず感じることは、Web会議では参加者の表情を読み取るのが難しい(;゜ロ゜)
そして、10人を超えるとメンバーの様子を把握するのはほぼ不可能になります。

下の画面の様に参加者を映すことは、ほとんどありません。

 

Web会議の画面では人数が増えると人の表情は読み取りにくくなる


多くは、説明している資料がメインで映されているはずです。

 


加えて、会議で使う資料が対面の会議で使うような構成になっていると、ディスプレイの画面サイズでは読みきれないケースも出てきます。

 

つまり、人も資料も見にくい状態になってしまいます。

 

Web会議でのプレゼンを聞く側-プレゼン資料が細かいと読めない




こうした点からWeb会議では、これまでの対面式の会議とは異なる工夫が必要です。

 

 

ポイントは2つ

・Web会議に適した資料の構成

・話し方を工夫する

ことです。

 

特に、参加者が理解しやすい資料の必要性が高まっています。


そして、受け手の表情やしぐさで反応が読めない分
伝え方をより工夫をする努力が求められます。

 

では、この2つのポイントを見ていきましょう。

 

 

2.Web会議に適した資料構成

オンラインのプレゼンが難しい理由の1つが、資料を読み取りにくい点にあります。

 

また、Web会議では参加者は基本的に孤独です。

周りに他のメンバーがいないので、集中力が維持しにくく確認しにくい環境です。

 

そうした中で、資料を理解してもらえる工夫や集中できる配慮が必要となります。

 

いままでの対面の会議なら、数字を並べた資料を配っても大丈夫でした。

しかし、その資料をそのまま使ってWeb会議に示すと、ほぼ理解不能です。

 

Web会議で生情報で報告することはないでしょうが…


しかし、この程度の加工で説明することはやりそう…

 

Web会議で使ってしまいそうな資料の例

 

事例の資料では、赤い字のリードインが付いてはいますが…

A社への販売が不振で、売上が未達の見込み

とA社の販売が不振と、売上全体が未達の2つを同時に説明しています。

 

また、

その説明をする時に、ポインタを

左下の「300,000」から
右下の「200,000」へ移し
上中央の「-190」

へ移動させることになるでしょう。

こうした説明では、
数字が小さい上に、目の動線が下から上で、理解しづらい流れです。

では、
どのようなポイントに気をつければ良いでしょうか?

 

 

資料作成のポイント

Web会議で用いる資料の

作成のポイントは以下の5つとなります。

 

1. ワンスライド・ワンメッセージ
2. 文字は少なく、理解しやすい表現
3. 文字情報のグラフ化
4. 視線の誘導(ZやFの法則を活用)
5. 飽きさせない(ストーリーの重要性)

 

先ほどの資料を、ポイントを利用して見直した例がこれです。

Web会議で使う資料-ワンメッセージ化と図表(グラフ)化した例

 

 1. ワンスライド・ワンメッセージ

リードインは、

A社の売上が未達見込み、販売数が計画比-33%

説明がA社の売上の状況とその理由が販売数というワンメッセージに変えました。


2. 文字は少なく、理解しやすい表現
3. 文字情報のグラフ化

文字数も少なくし、グラフ化しています。

グラフは一目で何を表しているのか分かるように工夫します。

フォントのサイズは18pt以上、出来るだけ太いフォントを利用すると良いでしょう。

色の使用も5色に押さえた方が良いでしょう。

 


4. 視線の誘導(ZやFの法則を活用)

人は、
左から右への動線

上から下への動線

が理解しやすいと言われています。

目の動線をシンプルに左から右下へと誘導するよう配列しています。

この視線の動き(動線)を、Zの法則といいます。
Zの法則を意識してレイアウトすると理解しやすくなります。

 

目の動線はZの法則で分かりやすくなる

 

Webでは、Fの法則も有効だと言われています。

 

Webの資料はFの法則も有効


5. 飽きさせない(ストーリーの重要性)

何を言いたいのか分からないプレゼンほど聞き手が辛いものはありません。

頭の中に「すー」と入っていくストーリー作りが望まれます。

 

ストーリーの基本形は「起承転結」ですが、

プレゼンでの基本構成は「序論→本題→結論」です。

しかし、最近のプレゼンでは、以下のような手法を用いるのがおすすめです。

 

PREP法

PREP法とは、以下の頭文字をとった言葉です。

Point       =結論
Reason =理由
Example  =具体例、根拠
Point  =要点、まとめ


例えば、以下の書き方がPREP法の例です。

 

・Web会議は、
 資料と説明の仕方がポイントです
(結論)

・何故ならば、
 説明時に認識できるのは、画面の資料と、
 説明者の声というのがほとんどです
(理由)

・実際、
 対面の会議で使っていた資料をWeb会議で見ると文字が小さくてほぼ読めません。
 また、説明者の表情やしぐさが見えないので声が説明のキーとなっています
(具体例)

・故に、Web会議では、
 資料と説明の仕方がポイントと考えます
(まとめ)

 

こうした論理的な説明を考える上で必要な要素は、三角ロジックが参考になります。

PREP法も三角ロジックをベースに展開している手法です。

三角ロジックは論理的な説明の要素

 


また、あきさせない工夫として、AIDOMAの法則を利用するのも良いでしょう。

AIDOMAの法則

AIDOMAの法則とは
①注意を引く
②関心を示す
③欲求に火を付ける
④記憶に残る

の流れでプレゼンを構成することです。

こうした手法は、商談のWeb会議や上司に承認を貰いたいプレゼンに有効です。

 

Web会議ではAIDOMAの法則も有効


  

 

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3.話し方を工夫する

Web会議の説明時は、多くは資料が画面上に映し出され、メンバーの顔はほぼ見えない状況です。

Web会議ではプレゼン時は資料がメインで参加者の表情は読み取りにくい

一方、聞き手も同様です。

あなたの表情はたぶん見えない。

 

ですので、話し方の工夫が対面より一層求められます。

そのポイントは、4つ

1.短い言葉ではっきりと話す

2.説明のスピードはゆっくり目

3.伝え方にメリハリをつける

4.言葉のビジュアル化に心がける

 

短い言葉ではっきりと話す

話の構成は、簡潔に理解しやすい言葉を選びます。

説明は、余計な解説を省き、正確に肯定的に話してみましょう。
また、同音異義語があるときは、言い換えるなど工夫しましょう。

段落ごとに間を置くと、相手の理解の助けとなります。

 

プレゼンは短い言葉ではっきりと話す


 

説明のスピードはゆっくり目

スピードに注意します。
ゆっくり話しましょう。

目安は、1分で250~300字くらいです。
平坦にならないようリズム感も大切です。

できれば、事前に練習し録音したものを自分で聞いてみましょう。

一分練習の題材を示します。
話すスピードを体で覚えてみてください。

 

プレゼン練習文例

1分間プレゼン練習用の文例276文字

 276字を1分で読めましたか?

スマホのストップウォッチ機能を使って、何度も練習してみましょう。

 

 

伝え方にメリハリをつける

メリハリをどう付けるか予め考えておきましょう。

トークテンポは場面によって調節します。

自分の声の高さを場面で変えてみます。
強弱をつけても良いでしょう。主張したい部分は大きな声で話すと相手も意識します。
間を意識的に使います。大切な部分では3秒くらい空けると演出効果が出ます。

 

話し方にメリハリを付けると効果的

 

言葉のビジュアル化に心がける

具体的な言葉の表現を工夫しましょう。
比喩を使うと効果的です。
例を話しに使うのも有効です。

大切な説明シーンでは、あなた自身を映してみるのも印象に残りやすくなります。

 

言葉のビジュアル化を心がけるー大切なシーンではあなたを映す

 

 

4.まとめ

Web会議のプレゼンを成功させるポイント

・Web会議に適した資料の構成
・話し方を工夫する

 

Web会議で用いる資料の作成のポイント 

1. ワンスライド・ワンメッセージ
2. 文字は少なく、理解しやすい表現
3. 文字情報のグラフ化
4. 視線の誘導(ZやFの法則を活用)
5. 飽きさせない(ストーリーの重要性)

 

話し方の工夫

1.短い言葉ではっきりと話す
2.説明のスピードはゆっくり目
3.伝え方にメリハリをつける
4.言葉のビジュアル化に心がける

 

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最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

 

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終わり