まねき猫の部屋ーブログ

問題解決や人についての想うことを発信していきます。2019年から基本月曜日に更新しています。

A4紙1枚でまとめるOJT計画の作り方

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ご訪問ありがとうございます。

もうすぐ新入社員が入ってくる季節ですね。
そして、職場では受け入れのための教育担当が選ばれる時期でもあります。
訪問されたあなたはその選ばれた方ですか?

「俺には無理だよ。仕事も忙しいのに~」
と嘆いているようでしたら
ぜひ、この記事で「サック」と計画を作ってみましょう。

まねき猫流、3ステップ簡単OJT計画の作り方をお伝えします。
計画書のA4用テンプレートも付いています。
パワーポイントに貼り付けて、手順に沿って埋めていけば完成です。

(この記事は、2018年4月6日の内容を例を増やし2019年用に改訂したものです)

数字をクリックするとジャンプします。
お忙しい方は一部だけでもご覧ください。

目次

1.簡単OJT計画書の例

2.OJT計画作成の基礎知識

3.OJT計画の具体的な立て方

4.気をつけることとメリット

5.まとめ

 

  

1.簡単OJT計画書の例

 まずは、まねき猫流、簡単OJT計画書の記入例を見ていただきましょう。
これは設計の部署に配属された新人さんを想定したものです。

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こちらは、営業配属された新人さんの例です。

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難しそうに見えますが、なんのことはない

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①は、基礎的な事項を書くだけ
②は、新人の達成目標や課題
③は、達成のゴールと方法
④は、実行スケジュール
⑤は、進捗確認欄

と考えるのは、②③④の3カ所だけです。


記入用のテンプレートはこちらです。

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これをコピーして、
・A4のパワーポイントに貼り付ける
・文字やスケジュールを埋める
・色や記号はご自分の好きなものを付ける

それで完成です。


それぞれのブロックの書き方は、この後詳しくご説明します。

お忙しい方へ: 終わりへ

 

2.OJT計画作成の基礎知識

 (知っている方は読み飛ばしてください)

 

3.OJT計画の具体的な立て方

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OJTとは
OJTとは、(On-the-Job Training)の略称です。職場の知識やスキルを仕事を通して計画的に身につける教育のことをいいます。

教育には、他に
職場を離れて行う研修のOff-JT(Off the Job Training)と、
SD(Self Development)と呼ばれる自分自身で学ぶ自己啓発があります。

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ですので、OJTは「仕事をしながら職場固有の知識やノウハウを先輩などに仕事を教えてもらう」ことになります。

「なんだ、簡単じゃん。計画は必要なの?」


と思ったあなた、でも、実際にOJTをやってみると実行は大変です。
なにしろ、あなたは自分の仕事をしながら新人を教育することになります。
ただでさえ忙しい中で、きちんとOJTを行って成果を出すには、準備が大切です。それなりのコツやツボを押さえておきましょう。


OJTのメリットとデメリット
OJTには、メリットもありますが、デメリットもあります。

メリット
実務に密着した教育ができるので、効率的
・新人とあなたの間に信頼関係が生まれる
・マンツーマンの個別教育なので効果が高い
・あなたにとっても成長の機会となる

デメリット
・あなたの時間を結構取られる
・計画の立案に手間がかかる
・教え方が合わないと成果が出ない
さみだれ式だと、体系的な学びになりにくい

メリットの中で特に、新人との信頼関係構築は生涯のあなたの資産になります。

私も教えてもらった先輩にいまだに頭が上がりません。言いなり状態です(^_^;
これってすごくありませんか?

デメリットでもっともきついのは、時間を取られることです。

また、計画の内容が成果を左右しやすいです。

「具体的な進め方」を利用してムダやロスを最小限に抑えていきましょう。

 

OJTの進め方
OJT活動も、基本はPDCAサイクルを回して改善を図ることになります。
PDCAサイクルは、職場でよく使われる言葉なのでご存じかと思います。

 

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仕事の計画(P)を立て、それを実行(D)し、その成果を評価(C)して、次の計画に反映していく(A)一連の活動のサイクルをいいます。ラセン状に向上を計っていく善循環サイクルを描く活動とも呼ばれます。


OJTにおいても、指導・育成する上では、
OJT計画の立案(P)、
立案した計画に沿って活動を実行(D)し、
その活動成果を評価(C)するという流れで進んでいきます。

今回は、そのOJT計画の立案に焦点を当てて詳細を説明していきます。

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忙しい方へ: 終わりへ

 

3.OJT計画の具体的な立て方

OJTを効率的かつ効果的に行うためには、計画作りがとても重要です。

しかし、デメリットにあったように計画作りは手間がかかります。

勘所を押さえて素早く完成させましょう。

計画は、さきほどのシートの②③④を
②「共有する課題の設定」
③「共有する目標の設定」
④「スケジュール化」
として進めていきます。
 

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もう少し細かくロジック・ツリー状に書くと以下のようになります。

 

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「書くこと多そう」と感じてませんか?

大丈夫です。

手順に沿って②③④を埋めていきましょう。


②共有する課題の設定

目指す姿と現状の能力の状態を確認し、課題を設定します。

ここですね。

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「目指す姿」のゴールは、上司に確認します。
「たのむよ」「任せる」と、曖昧にすませる上司もいます。

「どんな知識やスキルを」
「どんなレベルに」
「いつまでに」
したいかをしっかりと聞き取りましょう。

あなたからゴールを提案してもかまいません。
その分、評価アップにつながります。

上司に「やるね~」と言わせてみましょう。

上司と合意した内容わ計画表の「目指す姿」に書きます。


次に、新人に「現状の能力」を確認します。

聞くのは、「目指す姿」と対比した現状です。

対比しやすい表現とは、
「英語が得意」なら「英語は苦手」
というように同じディメンジョン(単位・次元)で書くことをいいます。

OJTの例で示すと。
目指す姿が「1人で操作できる」なら、
現状は「操作できない(したことがない)」
ですね。


または、
目指す姿が「1人で成約できるレベル」なら
現状は  「大学で研究したレベル」
といった具合になります。

新人さんは、うまく自分の能力を説明できないかもしれません。
質問を上手にして、聞き取っていきましょう。

 

質問の仕方が分からないときは、こちらの記事を参考にしてください。

 

www.my-manekineko.net

 


「目指す姿」と「現状の能力」のギャップが新人の問題点になります。

その問題点を埋めるために取り組むことを課題として書いていきます。

 

さきほどの設計の新人の例を見てみましょう。

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設計の基礎知識はあるので、
主に「作業環境の理解不足」(問題点)を解消してあげます。

その問題に取り組むため、課題としては
・仕事のルールとしての、設計フローの習得
・設計ツール シミュレータの使い方の理解
・自部署や関係部署との手続きの習得

などを課題として上げることになります。

 

次に営業の例です。

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この方も基礎的な理解は出来ているので、
・営業の仕事の仕方の基礎的なルールの理解
・当社の商品をお勧め出来る商品知識を深める
・一人で商談できる経験値を高める

といったように設定しました。

 

他の事例も見てみましょう。


課題を、あなたならどう設定しますか?
自身で考えてみてください。

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③共有する目標の設定
課題が設定できたら、目指す姿を参考にして、目標を作ります。
目標は、「目標テーマ」、「達成基準」、「達成手段」、「達成期限」を明らかにすることです。

たとえば、先ほどの事例の「設計」で確認してみましょう。

 

育成課題は3つ挙げています。
・設計フローの習得
・シミュレータ操作の理解
・設計に必要な手続き習得

その中の「設計フローの習得」を目標化してみます。

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目標テーマ 
:ISOに沿った設計フローの習得

達成基準
:基本的なイベントの申請と承認までの作業が1人でできるようになる

達成手段
1.ISO委員からの教育(を受ける)
2.設計補助として実務の経験を積む

達成期限
1は2019年5月14日
2は2019年8月31日
としました。

目標化は、育成担当者であるあなたと、OJTを受ける新人が共通のゴールを認識できるよう具体的に書きます。

よく言われる5W1Hを意識して書いてみることです。


④スケジュール化
ここまで、内容を展開したら、あとはスケジュールに落として見える化します。
ガントチャートという手法を用います。


ガントチャートは、仕事の始まりから終わりまでのタスク(仕事のかたまり)のつながりを「線のつながり」として表したスケジュール可視化の手法の1つです。

実際の事例を見てみましょう。

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さきほどの目標化で書いた「達成手段」が一番左の覧に入ります。

右側の予定を各部分では、
まず達成期限を書き込みます。
次に、スタートを前提条件から決めます。
必要に応じて達成手段を追記しておくと分かりやすくなります。

もし、スケジュールに収まらないときは、目標とスケジュールに矛盾があるので目標に戻って全体の調整を行います。うまく納まったらスケジュールの完成です。

以上で、各検討が終了しました。

 

A4ヨコ一枚でOJT計画書ができました。

一枚に入ることがポイントです。

沢山書いても新人さんは消化しきれません。

受け入れやすいまとめにしてみましょう。

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完成した計画書は、OJTを受ける新人さんに確認し内容の合意を得ておきます。
こうすることで、OJTを受けるメンバーが主体的な取り組んでくれるようになります。

そして、上司に提出してGoをいただいたら、計画書の作成段階は終了となります。

さっそく、実行(Do)に入りましょう。

忙しい方へ: 終わりへ

 

4.気をつけることとメリット

あなたが教える新人さんは、もしかしたら希望の配属先ではなかった可能性があります。

希望に胸膨らませて入社したものの、希望とは違う部署に配属されて、色々な想いが交錯しているかもしれません。

ある調査では半数の新人が希望の配属先ではないそうです。
そのため、希望していない配属先に入った新人の半数が3年以内に会社を辞めてしまうというデータがあります。

参照:新規学卒就職者の在職期間別離職状況―厚生労働省

https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11650000-Shokugyouanteikyokuhakenyukiroudoutaisakubu/0000177658.pdf

 

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そんな新人さんは、教えるあなたの指導をうわの空で聞いているかもしれません。
そして、失敗でもしたら、ますます凹んでいきます。

このOJT計画書は、そんな新人さんが会社で過ごす航海図になります。

ぜひ、一緒に作ってみてください。
新人さん用のハンコ欄も用意してあります。

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仕事を覚えていく過程で面白さを理解してもらう。
時間がかかる時もあるでしょうが、OJTを一緒に取り組んでみてください。

メリットで伝えたように、あなた自身の気づきにもなり、成長にも役立つはずです。
あなた自身のモチベーションの1つとなることを期待しております。

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忙しい方へ: 終わりへ

 

5.まとめ

OJTとは、職場の知識やスキルを仕事を通して計画的に身につける訓練のこと
OJTのメリットとデメリットを知る
PDCAサイクルを回すこと
・計画化は、
 「共有する課題の設定」
 「共有する目標の設定」
 「スケジュール化」
 のステップで行う。

OJTはあなたの成長にも役立つ

 

 

こんな記事も書いています。www.my-manekineko.net

 

 

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終わり