まねき猫の部屋ーブログ

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ビジネスのツールECRSを使って業務改善を進める-働き方改革の推進を支援

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ご訪問ありがとうございます。

 働き方改革が話題になっていますね。
でも、その影で残業時間が減っても仕事の量は減らずに困っている人が増えているようです。
そんな方に、ECRSという業務改善のツールをお勧めします。
時間を取られることが多い会議を例に改善案の事例もご紹介します。
良かったら参考にしてください。

 

お時間があったらお付き合いください。

数字をクリックするとジャンプします。
お忙しい方は一部だけでもご覧ください。

目次

1.ECRSとは?

2.MECEとECRSを用いた例

3.4MとECRSを用いた例

4.時系列とECRSを用いた例

5.まとめ

 

お忙しい方は、「終わりへ」を「プチ」とすると文末に飛びます。 

終わりへ

 

ツールでは、こんな記事も書いています。 

www.my-manekineko.net

 

1.ECRSとは?

ECRSは、改善の4原則とも言われ業務プロセスを改善するために使われるツールです。


Eliminate(排除/やめる)
:業務をやめてしまう
Combine(結合/一緒にする)
:業務を一つにまとめる
Rearrange(入れ替え/他でやる)
:業務の順序を変える・他の方法に変える
Simplify(簡素化/簡単化)
:業務を単純にする


この4つの頭文字を取って「ECRS」(イクルスと読みます)と名付けられました。

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頭文字の順番には、E→C→R→Sの順に見直しをするのが良い意味も込められています。

 

職場における改善の要望が多いものを上げると

1.会議時間が長い
2.資料作成に時間が取られる
3.メールや情報検索の時間がかかる


と言われています。

 

実際に私が設計部署で統括職をしていたときの1ヶ月のスケジュールがこんな状態でした。

もう会議だらけです。

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このシートは生々しいので解像度を落として内容は読めない程度にしてあります。


そこでグラフ化してみたのがこれです。

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やはり会議の時間が最も多かったですね。

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論より証拠、会議時間の削減をサンプルにECRSを利用した改善案を見ていきましょう。

 

お忙しい方へ: 終わりへ

 

2.MECEとECRSを用いた例

会議の多さや時間の取られ方は、立場でだいぶ違うとは思います。


特に、リーダーなどの責任者の立場にある人は、自分が主催する会議と、呼ばれて出席する会議の2つがあって大変です。

会議時間の削減は、まずあなたが主催したり、リードする会議から見直しをしてみましょう。


効果が出たら、その実績を踏まえて出席する会議の主催者に改善を持ちかけてみると受け入れてくれる可能性が高まります。


相手も働き方改革で改善をしないといけないという想いがあるはずです。

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前置きが長くなってしまいました。

ECRSを利用した会議時間の削減のアイデアをご覧いただきます。


ECRSは、他の手法も併用するとより発想が広がって考えやすくなります。

まずは、ロジックツリーの作成で、定番のMECEの手法とECRSを使った例です。
注:MECE:相互背反・集合分離 事柄の構成要素をモレなくダブリなく切り分ける方法

 

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会議時間をMECEで切り分けると、


会議時間=議題の数×議題の平均所要時間


と考えることができます。


そこから、


議題の数を減らす

(これは、Eliminate(排除/やめる)ですね)
議論の時間を短くする


が出せます。


次に、水準Ⅱ以降の具体的な解決先を考えるのにECRSを活用します。


たとえば展開水準Ⅱの「議題の数を減らす」に、Eliminate(排除/やめる)を用いてみます。


これまで慣例として議題に入れていた中で、「議論する」目的からやめても良さそうなテーマを見つけます。

すると、

「伝えるだけの議題」が思い浮かびました。

「資料を配って読んでもらえばいいのでは?」

と減らせるアイデアが出てきました。

 

解決策として、

「伝えるだけの議題は資料を配るだけにしてやめる」

を、あげておきます。


それ以外も同様に進めて完成させていきます。

 

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ECRSは、「Eliminate(排除/やめる)」から始めると良いと言われていますので、ECRSの順に考えてみましょう。

 

 

忙しい方へ: 終わりへ

 

 

3.4MとECRSを用いた例

次は、4Mという手法とECRSを組み合わせた改善案作成の事例です。

4Mは、みなさんもよくご存じの言葉だと思います。

簡単にご紹介します。

4Mは、

Man(人)
Machine(設備)
Material(材料)
Method(方法)

を改善のヒントに用いる手法です。

4MとECRSを利用した例です。

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たとえば、人(Man)では、
「議題ごとに人を入れ変えて出席者の拘束時間を減らす」

と、人の対して「Rearrange(入れ替え/他でやる)」でアイデアを出します。

他、「ファシリテーターを置いて会議の脱線を防ぐ」
の「Simplify(簡素化/簡単化)」などもよく利用されるアイデアです。

以下、同様に進めていきます。

 

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忙しい方へ: 終わりへ

 

4.時系列とECRSを用いた例

 時系列とは時間順に物事を整理することです。
たとえば、会議は、事前準備と会議当日と会議後の作業に3つに分けることができます。
この事前準備というのが、業務改善ではとても大切と言われています。
日本には、「段取り八分」というすばらしい先人の教えがありますね。
それを利用してみましょう。

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見て分かるように、事前準備で改善のアイデアが沢山出てきます。
たとえば、「説明資料は事前配布して読んでもらい説明時間を減らす」は、ECRSの「Rearrange(入れ替え/他でやる)」を使って、普通は、会議の中で説明する所を、予め資料を配って読んでおいて貰うというように順番を入れ替えることで、会議当日の説明時間を確認する事項くらいに少なくすることが出来ます。

 

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忙しい方へ: 終わりへ

 

5.まとめ

 ECRSは、業務改善の手法の1つ
Eliminate(排除/やめる)
:業務をやめてしまう
Combine(結合/一緒にする)
:業務を一つにまとめる
Rearrange(入れ替え/他でやる)
:業務の順序を変える・他の方法に変える
Simplify(簡素化/簡単化)
:業務を単純にする


E→C→R→Sの順に業務見直しをするのが有効ECRSと他手法も併用するとより発想が広がるECRS、具体化の段階で利用すると効果的


ぜひ、自分が得意な手法と組み合わせてECRSを活用してみてください。
使うほどにあなたの実力向上に役立ちます。

 

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最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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