まねき猫の部屋ーブログ

健康や人生についての想うことを発信していきます。週1回のゆるい更新です。

振り返りにはKPT法を使ってみよう

振り返りに使うKPT法

振り返り手法-KPT法の進め方

 

ご訪問ありがとうございます。

今年も終わりに近づきました。

年末は、振り返りを行うことも多くなりますね。
その際に効果的な手法、KPTをご紹介します。

 

模造紙と付箋紙を使う超アナログ的な議論法ですが、デジタル時代だからこそ振り返りはアナログ的に行うとメンバーの意見をたくさん出せます。
ご興味を持たれたら、ご覧ください。

 

  

目次

1.KPT法とは

2.KPT法の進め方

3.注意すること

4.まとめ

 

 

注:この記事は2018年5月25日のものを、頂いたご意見を元に加筆修正したものです。

 

 1.KPT法とは

振り返りの手法は色々開発されていますが、最近よく用いられるのがKPT法です。

KPTは、Keep、Problem、Tryの頭文字を取って命名された手法です。

KPT:(ケプト)と発音すると、ちょっとカッコよく聴こえます。


元々は、ソフトウエアなどのアジャイル開発で用いられたものです。最近は、計画や品質トラブルの振り返りなどにも活用されるようになりました。

注:アジャイル開発
仕様や設計の変更があることを前提に開発を進め、徐々にすり合わせや検証を重ねて完成させていく開発手法 のこと


参加者全員が、付箋紙に自分の気づきをKPTに分けて書きだし、わいわいやりながら模造紙に張り付け見える化」していく手法です。

KPT法の進め方イメージ-メンバーで議論しながら付箋紙に書いて模造紙に貼っていく


Keep、Problem、Tryとは、

1.(Keep) 
良かった事、続けたい事
2.(Problem)
問題だった事、新たな問題
3.(Try)
次回やってみたい事、新たに挑戦したい事

です。

 

手順は簡単です。

1.一人ひとり気づいたことを付箋紙に書く

2.書いたものをわいわいと模造紙に張り付ける

3.意見をまとめる

この3ステップで完了です。

 

 

具体的な事例をご紹介します。

これは、ステップ2の段階の事例です。

KPT法の事例


ある職場のチーム分析を依頼されたときにメンバーが作成したものです。

この時は、各人が10枚くらいKPTで気づきを付箋紙に書いていました。

それを、模造紙2枚に張り付けたものです。

 

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2.KPT法の進め方

ご紹介したように、手順はいたって簡単です。

手順

1.一人ひとり気づいたことを付箋紙に書く

2.書いたものをわいわいと模造紙に張り付ける

3.意見をまとめる

 

もう少し詳しくご説明します。

 

1.一人ひとり気づいたことを付箋紙に書く

 

付箋紙を渡されて「さあ、書いてください」

と言われても困りますね。

始める前に、メンバーに付箋紙への書き方のお約束を伝えておきます。

KPT法の付箋紙の書き方-4つのお約束



一番大切なことは:
 KPTについて1枚に1つのことを読みやすく書く

です。



4つのお約束事

KPTの分類先を書く
そのシートがKPTのどれかに当たるかを書いておきます。
これで、分類がしやすくなります。
また、剥がれても元に戻せます。


②記入は読みやすい字で、太いペンで書く
ペンはサインペンの黒がお勧めです。
ボールペンなどで書いた細い字や小さい字は、
模造紙に張り付けるとほとんど読めません。
模造紙に張り付けたときに読みやすい字を心がけてもらいます。

③かならず名前を入れる
細かい検証が必要な時にだれが書いたものかわかるようにしておくためです。

 

④2つのことを書かない
1枚の付箋紙には1つの主張を書いてもらいます。
後の作業で、似たものを合わせていく作業をしますが、2つ書いてあると分類がしにくくなります。

KPT法の進め方-1人作業付箋紙に書く



個人ベースで書いてもらうときの注意点

・付箋紙に、Keep、Problem、 Tryを1つづつに書く

・作業時間は30分。時間を厳守してもらう。
  (タイマーを使用すると守りやすい)
・Keepは最低1つ書いてもらう。
・付箋紙は1人10枚までとする。


この時間と枚数を制限していることがとても重要なポイントになります。
集まるポストイットは、10人いると約100枚、20人なら約200枚くらいになります。みなさん時間が足りないという割には、きちんと10枚近く書いてくれます。

書く文章は以下の点に気を付けてもらいます。

f:id:my-manekineko:20180525071208j:plain

 

2.書いたものをわいわいと模造紙に張り付ける

書いたポストイットを、一人ひとり発表しながら張り出します。
発表時間は1人4分以内で行ってもらいましょう。

KPT法の進め方-②模造紙に貼り付けていく


まずは、Keepから発表してもらいます。
あとの順番は発表者の自由です。
手元の10枚を一枚一枚模造紙に張りながら説明していきます。


各人が発表しているときに、質問はOKとします。
ただし、議論は厳禁です。

聞いている人で、同じ意見を持っている人は、
賛同して張り出しをするのを歓迎します。

これをするとすごく盛り上がります。

 

3.意見をまとめる

張り出された意見は、近いものを集めて、それを集約した文を付けます。

リードインなどとも言いますが、これが次の作業の大切なキーワードになります。

KPT法の進め方-模造紙へ貼り付けていく方法


時間的に可能なら、ロジックツリーに展開しておくとさらに効果的です。

KPT法の進め方-ロジックツリーで解決策に展開する

 

3.注意すること

そのほかの注意点を書いておきます。

・進行役を置くと議論が進みやすくなります。
ファシリテータは、経験豊かな人を指名すると作業ははかどります。
一方、若手に任せると意外性のある結果が出せることがあります。
経験の場にもできますね。

・時間の管理をしっかりと行う。
タイムキーパーも置いておくと役割分担にもなりますね。
発表は意外と長くなりやすいので時間の注意をきちんと行いましょう。

・チョコレートやキャンディーを用意しておく。
話し合いでは、けっこうエネルギーを使います。
糖分の補給になり、話し合いを和ませる効果があります。

・必要に応じて分類にフレームワークを利用する。
QCDや7S、4Mなどのフレームワークを示しておくと意見が出しやすくなります。

 

4.まとめ

KPTは、Keep、Problem、Tryの頭文字を取って命名された手法です。

手順は簡単

1.一人ひとり気づいたことを付箋紙に書く
2.書いたものをわいわいと模造紙に張り付ける
3.意見をまとめる

 

お作法を守るとさらに効果的です。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

こんな記事も書いています。 

www.my-manekineko.net

 

 

終わり